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Desarrollo de Analisis y Proceso Administrativo en el Almacen Industriales Minero

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Curricula de Alejandro Cruz Sánchez

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Mucho se ha hablado acerca de liderar o dirigir equipos de trabajo. Muchas fórmulas han rotado en las lecturas de quienes se han ocupado por aprender algo acerca del misterio de conducir personas que parece no terminar de asimilarse jamás. Muchas dudas quedan en el camino a partir de reconocer los propios errores que se cometen en el trabajo y que en su momento ha servido para poder deducir muchas cosas y cuestionar a raíz de esta búsqueda de evolución personal y profesional, a nuestros propios Jefes ¿por qué él no hace conmigo esto que aprendí a hacer con mi gente?) Y que si ellos pusieran en práctica lo que se les enseña el trabajo sería más coordinado y sin perjuicios profesionales y que muchas veces implica tener que hacerse de lado para no comprometerse en cosas que después tienen resultados desastrosos.)Y parece no hallarse el punto de equilibrio en lo que se refiere al afecto en la relación con el subordinado. ¿Me debo acercar?, ¿Mantengo amplia distancia?; ¿Cuál es el límite?

Es difícil de establecer porque es sutil y requiere de sentido común, pero existen algunos parámetros. En mi carrera como Jefe o Supervisor he llegado a tener muchas personas bajo mi responsabilidad y he atravesado por ambos extremos y sus grises intermedios en relación al tipo de vínculo con la gente a cargo; comprobando, claro, sus efectos y consecuencias.
Y en el balance final me quedo con un punto medio: el acompañamiento emocional desde el mismo rol del gerente. No es necesario establecer una amistad con el conducido para optimizar su relación conmigo, ni contarle mi vida entera o problemas familiares o sentimentales a fin de conseguir que confíe en mí. Pero tampoco puedo pretender desde la distancia absoluta y la rigidez disciplinaria un diálogo espontáneo o la iniciativa de su parte para acercarse a mí. Hallar la manera para que se aproximen al jefe es parte del trabajo de jefe y sumamente importante por cierto. Porque la gente debe separar sus problemas de su labor pero no siempre lo consigue. Y es mi deber como líder contener en el momento justo. Cuando consigo aliviar, quizás solo desde la escucha su tensión emocional, trabaja mejor, se concentra más en su tarea y fortalece su relación conmigo.
El empleado comparte gran cantidad de horas con su regente y siempre están expuestos y son vulnerables a lo que pueda suceder dentro y fuera del ámbito de trabajo, lo que afecta su equilibrio emocional. Todas las mañanas el jefe debería prepararse para evaluar el estado anímico de su personal que de una manera parece trivial, pero que tiene un efecto importante en el desarrollo del trabajo y que siento ahora como persona y profesional consecuente de mis actos, que este aspecto si en su momento hubiese tenido la importancia debida, no hubiera sucedido tantas cosas que ahora me doy cuenta que es importante compartir las inquietudes que un o atrsaviesa y que da la misma manera podría suceder con su personal a cargo; y solo así podremos llegar a la cima del exito en nuestras vidas personal y Profesional.
Que si uno está entrenado puede reconocerlo solo por el saludo) y proceder en consecuencia. Me resultaba gratificante llegar a mi oficina después de una rápido vistazo y descubrir que estaban bien. Solo así suspiraba aliviada, a la espera, claro del primer problema del día. La tarea principal de un conductor parece ser la de limpiar el camino de sus conducidos de obstáculos emocionales y laborales a fin de que simplemente (¿simplemente?) realicen su tarea. En definitiva su buen desempeño es el mío.

Hay actividades que son mas estables que otras, cuando compromete menos las emociones de las personas que lo realizan (los Despachadore, Digitadores Recepcionistas de un Almacén Industrial Minero, por ejemplo, están más expuestos) y los hay menos dinámicos en este sentido. Hay personas mas y menos constantes más allá de la tarea que realicen; y hay empresas y directivos que cambian de objetivos y humor con demasiada frecuencia desestabilizando a los integrantes del grupo. Es decir, que por varias razones vinculadas a lo laboral, existe la posibilidad de hoy no estar bien, sin contar los asuntos personales que se suman a éstas.

Por lo tanto, ocuparse de personas es reconocer que esto es algo cotidiano, y está bien que sea así. Si la gente se muestra muy estable, puede que esté ocultando algo y eso es, desde luego, inquietante, aunque para muchos jefes, también más confortable y menos comprometido. Cuando hay problemas y esta información no llega al jefe, llega a oídos de otros empleados con la consecuente pérdida de datos del primero. De datos ...y de control.

Pero lamentablemente, lo que sucede a diario es que ningún Jefe tiene tiempo (ni voluntad) para escuchar a su gente, reconfortarlos, contenerlos, orientarlos y lo que es peor, creen que es incorrecto o que no corresponde a su Rol. ¿Por qué? Muchas veces, por inseguridad, porque no saben poner límites y creen que estas personas se abusarán de su capacidad de escucha; porque a la gente se le paga para que trabaje, porque tiene asuntos más importantes que atender o porque creen que esto los debilita en su imagen. Y lo que ocurre, es precisamente lo contrario. El vínculo con el conductor cuando es integro, suele transformarse en el más fuerte dentro del círculo de relaciones del subalterno (incluso en el ámbito personal) si el jefe se conduce en este terreno con calidez, objetividad, discreción, y sobre todo, amor por lo que hace. Y se necesita una dosis extra de dignidad y respeto por sí mismo cuando consigue ser un gran Jefe sin ser él una persona complacida por sus superiores en este sentido. Asumir la responsabilidad de tener gente a cargo implica también tener la madurez necesaria para ponerse el traje de héroe y salir a pelear por ellos, aún cuando las condiciones son adversas para él. Ese es un líder. Y aunque nunca lo revele abiertamente, su personal sabrá reconocerlo.

Atentamente.

Alejandro Cruz Sánchez.

EL logotipo será utilizado como vinculo para descargar el Programa que elaboraré en Visual Basic 6.0, donde hare un programa de control de Almacén el Día 25/06/2004

Los procedimientos aplicados en este ejemplo, están tomados a la creación de una Mina X a la que identificaremos como Minera American Cruz S.A. situada en el departamento X.

Alcance y Desarrollo del Trabajo realizado por Alejandro Cruz Sánchez

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1. Qué se entiende por Administración de Materiales y qué Actividades fundamentales cubre.

Es una Actividad administrativa cuyo fin produce bienes y servicios, representada en materia prima, muebles, bienes inmuebles, equipos etc.; así mismo las decisiones o problemas cotidianos serán afrontados por el Ejecutivo o Jefe de Almacén.

Una buena Administración debe estar desligada de cualquier influencia o injerencia política, que pueda transgredir los principios técnicos de la empresa y que solo conduce a un sistema deficiente en la administración de materiales, así como un control inadecuado en cuanto a calidad y costo del mismo.
El Administrador tiene la autoridad y responsabilidad general, en aplicar las funciones que se estudiaron en el aspecto humano; para que sean aplicados en el aspecto Administrativo de los materiales, es decir teniendo presente la planificación y programación de las adquisiciones, así mismo su conservación, distribución y control en el uso que se le dará al material, por medio de una estructura orgánica, acorde con las necesidades de la empresa.

El ejecutivo no necesariamente tiene que ser un expedito en la materia, sino que dentro de sus responsabilidades está la de tomar decisiones generales de política con respecto a estos menesteres, que conllevan a una administración eficiente y equilibrada.

Las Actividades fundamentales que cubre son las siguientes:

Planificación de materiales que requiere el área o departamento, de acuerdo a las necesidades de la empresa y el esquema orgánico de operaciones, para cubrir un periodo de tiempo por antelado.

Aplicar preceptos, normas y características uniformes en la compra, almacenamiento y suministro del mismo
.
Adquisición o Compra

Inspección de las Guías Remisión de Recepción de entrega y de salida de mismo incluyendo muestreos que garanticen el cumplimiento de las especificaciones de adquisición o compra, siendo almacenados y distribuidos adecuadamente los materiales con el uso de inventarios y registros de los mismos Kardex (Sistema - Logix)

Almacenamiento y distribución adecuado de los materiales no productivos (también conocidos como Activos Fijos), materiales necesarios para llevar a cabo las operaciones, pero que no entran en la elaboración del producto.

La recuperación de materiales, origina recuperación de costos, optando por su mantenimiento y conservación del material o equipo, para su posterior transferencia o intercambio a otro departamento a efecto de asegurar el uso integral y económico del mismo.

Simplificación, uniformidad en las descripciones y sustitución de materiales, lo cual incluye reducción al mínimo de las variedades, tipos, marcas, estilos y tamaños de los materiales usados por la empresa, adopción de normas de calidad y descripción de las mismas en forma escrita.

Establecimiento de medidas de seguridad en condiciones adecuadas par una conservación, manejo, distribución y consumo de los materiales con el objeto de evitar accidentes, perdidas por deterioro y sustracciones sistemáticas.

Contabilidad y control, tendientes a evitar gastos excesivos comprobando las existencias con inventarios físicos consolidados con el sistema o Registros de Existencias.

2. Definición de cada uno de los principios en la administración de materiales.

Como toda Actividad o función Administrativa, la de materiales está sujeta a principios generales. Adquiridos como experiencia, principalmente en las grandes empresas.

Control.- un preliminar en toda actividad administrativa, cuyos factores tan importantes que contribuyen ello son la simplificación y coordinación de operaciones y medidas.
A medida que crece un organismo, el abastecimiento se hace mas complicado y cuanto más complicado sea está función, más necesario sea un control riguroso, permitiendo de tal manera que al determinar las requisiciones de materiales, y sean suministros de almacén o activos fijos etc. tanto en cantidad, calidad, como en tamaño, asegurar un almacenamiento de los materiales adecuado a sus características, volumen y otros, disponiendo de almacenes de optimas condiciones para una correcta distribución y de fácil entrega; Todo esto conlleva a que cuando se quiere datos para efecto de costos y contabilidad financiera está se podrá realizar de una manera organizada, fácil y sencilla, así como también prevenir perdidas, reducción de mermas debidas a deterioros, roturas o sustracciones sistemáticas, compras excesivas, duplicidad en artículos debido a falta de simplificación en las descripciones o mala codificación.
Todo control de adquisición de materiales, permitirá una buena administración.

Centralización.- la centralización de materiales depende de la ubicación geográfica de las plantas o áreas que utilizarán los diversos materiales, de estar ubicadas dentro del perímetro se puede centralizar en un solo almacén, permitiendo facilitar descripciones uniformes, elimina diferencias en los materiales que se adquiere, reducción de inventarios, menor costo de los materiales que se adquiere debido a su gran volumen o escala, empleo de personal que puede ser utilizado en otras funciones, simplificación en las descripciones, reducción de gastos debido controles independientes de pedido.

Existen casos en que es necesario tener sub. almacenes, debido a la distancia de la zona de producción, exploración, plantas y niveles, puesto que el tiempo que puede tomar en llegar al almacén, demanda gasto de tiempo de personal, de desgaste de repuestos del vehículo, etc.
Un sub. Almacén puede tener solo los materiales que requiere ese departamento o zona, pero, para efectos de adquisición o compra, las requisiciones se unifican en un solo pedido de compra de coincidir con los materiales se requieren, a de reducir los costos por unidad de material.

Simplificación.- Es la creación y adopción de normas y especificaciones debe traducirse en reducción de gastos totales, acompañado de un programa que tienda a reducir al mínimo compras innecesarias, o variedad de especificaciones, codificaciones, registros, formularios, solicitudes de adquisición de tal manera que permita estandarizar ciertos procedimientos.
Uniformidad.- Es un principio esencial en la administración de materiales, teniendo mayores beneficios cuando hay una centralización organizada y cooperativa, permitiendo una estandarización o uniformidad en las variedades, tamaños, tipos, modelos, calidad, marca.
Existe agencias que compiten entre sí en el mismo mercado por el mismo articulo, o similares bajo diferentes nombres comerciales, esto sin perjuicio de una operación eficiente de la empresa o institución.

Planificación.- Es la forma más adecuada de administrar los materiales basados en procedimientos que conlleven a una operación de prevención y suministro a los diversos departamentos, de modo que puedan operar y cumplir con los objetivos señalados.
Con una excelente planificación se consiguen ordenes simplificadas y precoces, informaciones adecuadas a las altas y bajas de precios en mercado adquisitivo, toda empresa que tenga una planificación bien organizada del presupuesto de compras o adquisición de materiales estimando el uso probable del mismo, tomando como premisa las condiciones de mercado permitiendo delinear un esquema realizable para el abastecimiento de los materiales que se necesitan, al tiempo requerido y al menor costo posible de inversión.
La estandarización de los materiales usados por los diversos departamentos, puede simplificarse en una sola orden de compra con lo que se puede lograr mayores ventajas en precios bajos y considerando las condiciones de mercado, por ejemplo:
El ACEITE SHELL RIMULA 15 / W40
El consumo que genere el departamento de Casa Fuerza o Generación Térmica por los equipos CAT 3512, CUMMINS 600 y otros (Grupos Electrógenos), sea un promedio de 165 galones mensuales.
El consumo que genere el departamento de equipo Pesado y Liviano por los equipos como volquetes, tractores, retroexcavadoras otros conceptos, sea un promedio de 220 galones mensuales.
El consumo que genere a los transportistas de las contratas si lo hubiera, que lo solicitan en casos esporádicos, se estime un promedio de consumo, suponiendo que sea de 55 galones.

El departamento de compras realizaría en una sola orden de compra, la adquisición de 440 galones mensuales manteniendo un margen de Stock.
Esto es relativo puesto que habrá equipos o vehículos, que dejarán de operar por diversos factores o también incrementar por aumento de operaciones o trabajo.
Esto puede suceder en otros materiales de consumo de diversos departamentos.

Economía.- El ejecutivo es responsable de proyectar y establecer un sistema de administración adecuada de los materiales.
¿Qué economías puede hacerse desde su adquisición hasta su uso?

Esto depende del grado de cooperación de los departamentos consumidores, y de una administración centralizada para reducir costos., Debiendo excluir la falacia de llevar un sistema de adquisición de materiales basado en el criterio de conseguir los precios más bajos posible.
Este procedimiento es que tiende a rebajar la calidad de operación, trabajo y producto., como por ejemplo:

Tenemos un equipo cuya instalación de repuesto o accesorio en el interior del motor de un grupo electrógeno Caterpilar CAT 3512, requiere un alto costo de mano de obra, esto puede suponer cinco veces el costo de la propia pieza, si es de baja calidad y corta duración, y requiere pronto otro trabajo de reemplazo, la empresa puede ahorrar sumas considerables comprando solamente piezas de la mejor calidad; así mismo hay casos en que el repuesto utilizado por in determinado equipo y que por cierto limite de desgaste es necesario su cambio inmediato del repuesto. Se debe tener en cuenta que otro uso se le puede dar. Teniendo presente que trabajo u operación efectuará. Ejemplo Aplicado

Si un rodamiento 6315 2/Z que utiliza el grupo electrógeno CAT 3512, y que por limite de desgaste se tiene que cambiar de pieza, esta puede ser utilizada en las ruedas giratorias de una zaranda vibratoria de mineral, la cual utiliza el mismo rodamiento pero con mayor utilidad de vida y que solo es cambiada cuando presenta oxidación, rotura o elevado desgaste en la pista.
Estos procedimientos de economía nos permite ahorrar, por consiguiente, manos de obra, tiempo hombre por hora, mayor operación y utilidad de los materiales, así mismo una reducción considerable de los costos.

Especialización.- El Jefe o ejecutivo de oficina, debe ser incorporado a bese de exámenes escritos u orales para demostrar su dominio, o tomando en cuenta sus antecedentes de estudio o experiencia laboral, debiendo ser nombrado y ocupar dicho puesto tanto sus servicios sean satisfactorio, Así mismo el personal técnico para la administración de materiales, debe elegirse basándose en adiestramientos y experiencia y no en favoritismo, injerencia política o familiar. El personal de cualquier organismo central de materiales que deba su puesto a la política, difícilmente podrá operar sobre una base apolítica.
Deberá tener un sueldo igual o comparable a los percibidos por sus colegas en otras empresas o por funcionarios de responsabilidades análogas en la misma empresa, evitando buscarse otra ocupación adicional ajena a su cargo, o buscar gratificaciones con relación a las transacciones que realice.

Registro.- Todo sistema de administración de materiales deberá estar adaptado a las necesidades de la empresa, y que los datos requeridos conserven los registros necesarios de una manera simple concisa y fácil de manejar, como por ejemplo Requisiciones, Cotizaciones, Ordenes de Compra, Guías de Remisión, Informes de Recepción de Materiales de Almacén(I.R.M.A.), Vales de Salida, Bincar, Kardex Sistema Logix. Etc.
Información.- La existencia de medios para medir la eficiencia a satisfacción de la Gerencia de la Empresa, sirviendo como doble propósito.
Permitiendo a la Gerencia examinar la forma en que el departamento o Almacén de Materiales esta llevando a cabo su trabajo, desde su adquisición, recepción, despacho, utilización, etc. y ala vez permitiendo analizar y medir la operación y desarrollo en un grado de mejoramiento, mediante evidencias de que ha habido ahorro, ya sea a través del precio adquirido o a través del mejoramiento de los métodos.

Formatos:

Para descargar el archivo tiene que tener el Officce 2000 o Xp

Clic para descargar el formato de la Guía de Remisión, Acepte todos los mensajes

Para descargar el archivo tiene que tener el Officce 2000 o Xp

Clic para descargar el formato del Informe de Recepción de Materiales, Acepte todos los mensajes

Para descargar el archivo tiene que tener el Officce 2000 o Xp

Clic para descargar el formato del Reclamo de Materiales, Acepte todos los mensajes

Para descargar el archivo tiene que tener el Officce 2000 o Xp

Clic para descargar el formato del Ticket de Balanza, Acepte todos los mensajes

3. Porque es importante la función de compra.

Es una función primordial en toda actividad adquisitiva, que permite llevar a cabo operaciones eficientes, y que los costos sean mínimos conmensurablemente con los niveles generales de precios.
Toda operación eficiente de cualquier empresa, dependen de una recuperación apropiada de la inversión, que mediante un contacto estrecho con el mercado en general, el departamento de compras, estará en condiciones de aconsejar a su organización, con respecto a nuevos materiales, así como la sustitución de los mismos, cambios en las tendencias, ya sea de precios u otros factores que puedan afectar los costos de la compañía.


4. ¿Que es necesario para obtener la calidad apropiada de un articulo?

En toda adquisición de material se debe disponer de especificaciones adecuadas, tomando en cuenta las normas técnicas de calidad, de tal manera que al realizar los pedidos se hagan a vendedores de confianza así mismo los materiales adquiridos deben ser confrontados con las especificaciones solicitadas que demanda el servicio; y que permita mantener la reputación y prestigio de la empresa.


5. Aspectos fundamentales de la cotización de Precios.

Registros de los Proveedores.
Contar con sistema de registro de los proveedores, fabricantes o vendedores responsables, para las cotizaciones solicitadas por el departamento de compras, así como muestras de los diversos productos o materiales que serán cotizados por el precio para su posterior adquisición.

Autorización.
El departamento de compras debe contar con la autonomía y autorización de exigir prueba de responsabilidad al posible postor o proveedor que no ofrezca las garantías necesarias.

Supervisión y Muestreo.
Solicitará informe de sus recursos financieros, instalaciones de manufactura y/o distribución, especificaciones técnicas de calidad.

Referencias.
Solicitará antecedentes del cumplimiento de contratos con otras empresas.

Control y Sanción.
Excluirá del registro, a las empresas que intenten defraudar con entregas o materiales defectuosos, privándoles del derecho de a realizar propuestas a posterioridad.

Calidad, Precio y Surtido.
El departamento de compras, deberá tener en cuenta, la calidad y Precio del producto, así como la seriedad y capacidad de poder cubrir los diversos pedidos que se encomiende.

Evaluación.

El departamento de compras evaluará de acuerdo a las características técnicas de calidad y precio y luego determinará a que proveedor pasará el pedido u orden de compra.


6. Aspectos que cubre la Función de Almacenamiento.

El almacenamiento entre otras actividades de recepción, cuidado y protección de los materiales y accesorios cubre la función de llevar los registros necesarios de almacén y control de los materiales que serán utilizados en las distintas áreas o secciones.
Las operaciones de almacenamiento están relacionadas con la conservación de los materiales, mediante procedimientos que conlleven al orden y limpieza de los mismos, teniendo un lugar para cosa y cada cosa en su lugar de tal manera que optimice un buen desempeño de los registros de existencia y para efectos de contabilidad.
La función de almacenamiento tiene una estrecha relación con los problemas reflejados por los costos totales de operación en función de almacenaje y que influyen directamente en la Gerencia y por lo tanto se requiere un cuidado minucioso.
Una localización adecuada de los materiales y uso apropiado de los espacios influyen en el buen funcionamiento de una empresa, así como el estricto cumplimiento de los preceptos estipulados tanto para el almacenamiento , como para su distribución adecuada, garantizarán un mejor funcionamiento logrando beneficios y objetivos señalados.


7. Como se efectúa el planeamiento de un almacén.

Tomando en cuenta los factores que pueden influir en el plan General, considerándose cada requerimiento y sus limitaciones basado en estudios técnicos, donde se tiene en cuenta el espacio o área que se va a utilizar, así como también la distribución de las diversas secciones o departamentos contando con espacios disponibles, adecuados, ordenados y con fácil acceso para su desplazamiento ya sea en cuanto a la recepción, control e existencias, despachos, inventarios para fines de contabilidad, manipulación de equipos. Etc.
Crear un plan definitivo de almacenaje es infinito ya que existen factores que se pueden investigar, como por ejemplo:

Datos completos de los materiales o artículos que serán almacenados, así como listas detalladas de los mismos incluyendo Pesos, Tamaños, Unidades de medida que se manejarán en dichos artículos.

Espacio requerido y la frecuencia de su requerimiento, con flexibilidad a cambios.

Procedimiento de almacenamiento, de acuerdo a los métodos aplicados en al operación.

Cantidades que serán almacenadas y espacio a ocupar.

Equipo de almacenamiento, implemento de seguridad personal y el personal que se requiere para el mismo fin.

Facilidad de transporte dentro la empresa.

Normas de Seguridad para el transporte de los materiales o artículos.

Espacios adecuados, con requerimiento de Temperatura, luz, Calor, humedad, ventilación, seguridad, fácil accesibilidad, etc.

Existen otros factores que se pueden investigar en relación al almacenamiento y desalmasen, así como tipos de maquinarias de acuerdo a los materiales, Operaciones de Recepción y Despacho, Codificación, Ubicación, Etiquetado, Clasificación, Nomenclatura, Control de Inventarios, Formularios, Sistemas de control y Stock que se utilizarán, etc.


8. Deberes de un Departamento de manejo de materiales o abastecimiento.

Para poder ejercer satisfactoria y económicamente la administración de materiales es evitando toda actitud que atente contra los principios técnicos y de calidad y que además expongan a ingerencias o controles políticos de otro genero, extraños a la empresa.
La obtención y administración de artículos o materiales y equipos deben estar completamente desligados de cualquier favoritismo, efectuándose de acuerdo con los principios técnicos y permitiendo que las adquisiciones o compras se efectúen al postor responsable que ofrezca un buen producto y al menor precio, sin que importe su filiación política o sus relaciones personales o de amistad con un ejecutivo de la empresa.

PRACTICA

1.- OBJETIVO

Establecer Las normas y procedimientos empleados en una empresa aplicando un paradigma.

2.- ALCANCE

Los procedimientos aplicados en este paradigma están tomados a la creación de una Mina X a la que identificaremos como Minera American Cruz S.A. situada en el departamento X.
Como ejemplo tomaremos la aplicación de procedimientos administrativos en el COMBUSTIBLE de la determinada Empresa Minera, que la denominaremos M.A.C.S.A.


NORMAS BASICAS

3.1 En M.A.C.S.A., la administración de combustibles, comprende el siguiente material:

a)Petróleo.

3.2 Para fines de Almacenamiento y Distribución de combustibles en Mina, consignando que la Empresa dispone de la siguiente infraestructura:

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a)Un Tanque para Recepción de Petróleo en la sala de centrifugado de M.A.C.S.A., para captar el petróleo de camiones-cisterna, con capacidad de 6,000 galones.

b)Un Tanque para bombeo de petróleo centrifugado, provenientes de la centrífuga que limpian el petróleo del tanque de Recepción de la sala de centrifugado de M.A.C.S.A., que se encuentra ubicado, también, en esta misma sala de Centrifugado, y posee una capacidad de 2,800 galones.

c)Cuatro Tanques para Almacenamiento de Petróleo Centrifugado, ubicados al Sur de las Oficinas de Obras Civiles, de M.A.C.S.A. y que se encuentran cercados por un muro de Contención para Derrames, de tal manera que permita recuperar el Petróleo derramado y que almacenan el petróleo centrifugado proveniente del Tanque de bombeo de Sala de Centrifugado en San Benito. Teniendo dos de estos tanques la capacidad de 120,000 galones y los otros dos la capacidad de 70,000 galones.

d)Dos Tanques para Recuperación de Petróleo en Emergencias Fortuitas, con una capacidad de 40,000 galones.

e)Cuatro Tanques en el Grifo de Surtidor de combustibles de Almacén Central, en M.A.C.S.A., con capacidad de 7,000 galones cada uno, para almacenar petróleo centrifugado, a partir de los cuatro tanques de almacenamiento de petróleo centrifugado.

f)Un Tanque para Almacenar Petróleo centrifugado, a partir de los cuatro tanques de almacenamiento de petróleo centrifugado, y con capacidad de 1,200 galones, para abastecer a los Hornos de Laboratorio Químico de M.A.C.S.A.

g)Tres Tanques para Almacenar Petróleo centrifugado, a partir de los cuatro tanques de almacenamiento de petróleo centrifugado; con capacidades de: 2,500, 2,500 y 3,500 galones, para uso diario de los Grupos Electrógenos de Casa Fuerza M.A.C.S.A.

h)Un Tanque para Recepción de Petróleo proveniente de camiones-cisterna, con capacidad de 2,500 galones, para abastecer a la sala de caldero (colindante a Salas de Recreación).

i)Un Tanque para Recepción de Petróleo centrifugado, a partir de los cuatro tanques de almacenamiento de petróleo centrifugado, y con capacidad de 6,000 galones, para abastecer a la sala de comprensoras de los Niveles de M.A.C.S.A.

3.3 Son usuarios de combustible Petróleo, las siguientes áreas: Casa de Fuerza (Petróleo), Generación de Vapor (Petróleo), Sala de Comprensoras (Petróleo), Laboratorio Químico (Petróleo), Campamentos, Superintendencia de Mina, Comedores, Contratas, Equipo Pesado y Liviano de la Empresa, Equipo Pesado y Liviano alquilado a terceros que apoyan en Operaciones Mineras, Transportistas de Madera, Combustibles y Materiales que apoyan al Almacén Central y Equipo Pesado y Liviano perteneciente a beneficiarios de Apoyo Social.

3.4 La condición de Facturación del combustible proporcionado a terceros, se establece en la forma siguiente:

a)Combustible Facturable: para el Equipo Pesado y Liviano de Terceros que prestan servicios en las Operaciones Mineras de la Empresa (de acuerdo al tipo de Contrato con M.A.C.S.A.), y para los transportistas que prestan servicios a M.A.C.S.A. (Almacén Central) en abastecimiento de combustibles, explosivos, maderas, materiales y otros; contando con el seguimiento y control operativo efectuado por la Jefatura de Transportes Mantenimiento.
b)Combustible No Facturable: para el Equipo Pesado y Liviano de las Instituciones agrupadas en el rubro Beneficiarias de Apoyo Social, como pueden ser:

La Posta Medica del distrito del Arenal (ambulancia), así como la camioneta de la parroquia del mismo distrito contando con apoyo perenne; las Camionetas de Autoridades o Instituciones Gubernamentales, con apoyo esporádico.
Contando con el seguimiento y control operativo efectuado por la Jefatura de Transportes Mantenimiento.

3.5 El Grifero, es el empleado o obrero de contrata, responsable de despachar el combustible en el grifo surtidor de combustibles de Almacén Central, en el horario normal de atención (6 a.m. 6 p.m.), de Lunes a Sábados establecidos por el Almacén Central y también apoyar en abastecimiento con petróleo centrifugado a los Tanque de petróleo de este grifo surtidor, a partir de los cuatro Tanques de almacenamiento de Petróleo centrifugado.

3.6 El Grifero de Emergencias, es el responsable de atender los despachos de combustible por emergencias o casos fortuitos que se presentan en el horario de: 7 p.m. 7 a.m.;así como también las 24 horas de los días Domingos, a base de comunicación por teléfonos anexados, como esta función es de rotación Quincenal entre los empleados de Compañía del Departamento de Despacho del Área de Almacén Central, el Jefe de Almacén Central emite, anteladamente para todas las áreas usuarias, un memorando indicando el nombre del grifero de emergencias nocturnas.
Además también es responsable del despacho diario de Petróleo a Casa de Fuerza M.A.C.S.A., entre las 14:00 horas y las 18:00 horas a partir de los cuatro Tanques de almacenamiento de petróleo centrifugado, para abastecer a los tanques de petróleo de uso Diario de los Grupos Electrógenos de Casa de Fuerza de M.A.C.S.A.

3.7 El Recepcionzota de Combustible, es el empleado o obrero de Compañía, responsable de atender las Recepciones de combustibles provenientes de Trujillo y Lima, en el Horario de 6:30 a.m. 6:30 p.m.; y en coordinación con el Jefe de Recepción Principal de Recepción de Almacén Centra, efectuando las descarga de las cisternas, en los tanques de almacenamiento correspondientes, así como los despachos a las Salas de Caldero y de Comprensoras de la Zona de M.A.C.S.A., así como también efectuar a primera hora de la jornada (6 a.m.), la medición de las alturas del nivel de combustible almacenado en los cuatro tanques de Recepción de combustible centrifugado; así como también de los Dos tanques del Grifo surtidor, a partir de los cuatro tanques de petróleo centrifugado, para luego, efectuar su cubicación y copiar estos datos a la Pizarra Informativa de Almacén Central.

3.8 El Ayudante Despachador de Almacén Central es, responsable de tomar, diariamente a las 6: a.m.; el registro de lectura de los contómetros electrónicos automáticos acumulativos de cada tanque de combustible ubicado en Casa de Fuerza de M.A.C.S.A., para que el digitador consigne la información, en el Sistema de Control de Casa de Fuerza de M.A.C.S.A.


3.9 El Ayudante Despachador de Almacén Central, es también responsable de despachar petróleo al Laboratorio Químico, una vez quincenalmente, a partir de los cuatro tanques de almacenamiento de petróleo centrifugado, par abastecer al tanque de Uso diario de los Hornos de Laboratorio Químico de San Benito.

3.10 El Administrador del Sistema MP2, del área de Mantenimiento, es el responsable del seguimiento al registro y actualización diaria de la información histórica de abastecimientos de combustibles, y cuya alimentación de información a la Base de Datos del Sistema del Informe Preliminar de Generación y Distribución de Energía y Consumo de Combustibles Desarrollado en (fox Pro), permitiendo enviar la información procesada referente a los consumos totales de combustibles por rubros, del día anterior, para alcanzar vía satélite, diariamente a las 8:30 a.m. a la sub. Gerencia Técnica; a la que, también, alcanzará, cada fin de mes, así como el Informe Preliminar de Generación y Distribución de Energía y Consumo de Combustibles.

3.11 El Informe Preliminar de Generación de Energía y Distribución de Energía y Consumo de Combustibles es un documento que mensualmente se presenta a la Superintendencia de mantenimiento a la Sub. Gerencia Técnica, informando sobre:

La Generación de Energía Térmica
La Generación de Aire Comprimido
El Kilometraje de recorrido por cada un de los Equipos de Movimiento de Tierra y Transporte, con sus respectivos consumos de combustible.
El Despacho de Petróleo a Otras Áreas (Cuenta Compañía )
El Despacho de Petróleo a Terceros.
El Control Mensual de Combustibles de Calderos, respecto a la producción de calor.
Los Reportes de Comparación de Cifras de Almacén Central y Superintendencia de Mantenimiento sobre el consumo de Petróleo de equipos de Transporte y Movimiento de Tierra, Comprensoras, Grupos Electrógenos; del consumo controlado por Mantenimiento; del resumen de Totales y del Resumen de Comparación.
Todo esto a partir de los informes del resumen mensual de consumo de combustibles por Área implicada, en estos usos y con la Información proporcionada por Almacén Central sobre los consumos de combustibles por Área.

3.12 El Reporte Control Diario de Recepción de Combustible, documento que se envía mediante fax a Gerencia de Logística, relación de Recepciones de Combustibles efectuadas por Almacén Central, especificando el Volumen de combustible, sus grados APIº, Temperatura y Peso Neto, tanto como en Trujillo o Lima (Abastecimiento), como en M.A.C.S.A. (Lugar de Recepción.)

3.13 El Reporte Listado Consumo por Área Producción - Análisis, muestra la relación de Vales de Salida de combustibles despachados en el mes.

3.14 El Registro Especial de Descripción de Uso, muestra el movimiento mensual de los Insumos Químicos Fiscalizados, como por ejemplo:

Éter,
Kerosene,
Cal viva,
Ácido Sulfúrico,
Ácido Clorhídrico Químicamente Puro,
Ácido Clorhídrico Comercial, Etc.

3.15 El reporte Control Diario de Recepción de Combustibles, documento que emite semanalmente Almacén Central vía Fax, a la Gerencia de Logística, especificando las recepciones diarias de combustibles, sus Temperaturas, Grados APIº, y peso Neto, medidos tanto en su abastecimiento como en el lugar de recepción.

3.16 El Informe del Stock de Combustibles, es la relación diaria de los inventarios iniciales de combustibles, efectuados en los tanques de almacenamiento administrados por Almacén Central, y que son registrados por el Secretario de Almacén Central en el Cuaderno de Reuniones del Jefe de Almacén Central, para que los informe en la Reunión Matinal de Superintendencia General. Enfatizándose que, la información recopilada se obtiene con al participación del Recepcionista de Combustibles, y el Despachador, tal como se menciona en los Ítem 3.7, 3.8 y 3.9.

3.17 El Vale de Salida de almacén Central, es un documento empleado para el despacho diario de combustibles a usuarios, y el monto atendido por el mismo se descarga posteriormente, en el Sistema Logix, al Stock del Almacén Central.


4.- PROCEDIMIENTO DIARIO DE INVENTARIO INICIAL DE COMBUST. EN MINA.

4.1 Diariamente, a las 6:30 a.m., un ayudante despachador de Almacén Central, sube a la parte superior de cada uno de los cuatro tanques de Almacenamiento de Petróleo Centrifugado, y después de retirar la tapa manhole, con al ayuda de un flexo metro, mide la altura del nivel del combustible en el tanque, y registra dicho dato en un papel simple, después de lo cual, coloca nuevamente, la tapa en su lugar y se dirige al Almacén Central.

4.2 Una vez en el Almacén Central, consulta la tabla de cubicación de SGS correspondiente a cada tanque, y obtiene el volumen de combustible almacenado en cada uno de ellos, y copia estos resultados en la pizarra informativa de Almacén Central.
4.3 De manera similar, a lo indicado en ítem 4.1 el recepcionista de combustibles efectúa una medición análoga en los tanques del grifo surtidor de combustibles de Almacén Central.

4.4 Seguidamente, el secretario de Almacén Central, transcribe todos los datos del inventario inicial de combustibles, consignados en la pizarra Informativa del Almacén central, al cuaderno de Reuniones del jefe de Almacén central, para que pueda informar, sobre ello, en la reunión matinal de Superintendencia General.

4.5 Asimismo la información de combustibles, registrada en la Pizarra Informativa de Almacén Central, permite que el Jefe de Recepción (Empleado de Compañía), de Almacén Central pueda efectuar la distribución más acertada de los combustibles recepcionados y, además, le permite al secretario de Almacén Central, adicionar esta información al Reporte Diario de Materiales Críticos que, en el transcurso del día, alcanza Sup. General y Gerencia de Logística.

5.- PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE COMBUSTIBLE PROVENIENTE DEL
EXTERIOR.

5.1 A primera hora de la jornada diaria, el Jefe de Recepción de Almacén General o Central coordina con Seguridad Patrimonial de Vigilancia Principal 1, sobre el ingreso de los camiones-cisternas de combustibles, desde el estacionamiento de vehículos de proveedores hasta la plataforma de recepción del patio de la centrífuga, en estricto orden de llegada.




5.2 Una vez en el patio de la centrífuga, el chofer-transportista presenta, al personal de Seguridad Patrimonial, toda la documentación requerida (Guía de Remisión M.A.C.S.A-Trujillo o (Lima ), dependiendo desde donde sea el embarque del proveedor, así mismo está a acompañado del (ticket de balanza de M.A.A.L.S.A-Trujillo) para el trámite de recepción de combustible; para que este personal, verifique la existencia de la totalidad de la documentación requerida, y de ser positiva esta constatación, el personal de seguridad patrimonial, registre su Cuaderno de Control de Ingresos de Proveedores, los Datos Personales del chofer, su licencia de conducir, tarjeta de propiedad del vehículo, nombre de la Empresa Transportista y Nº de placa del vehículo. Y, a continuación, conservan en custodia la Licencia de Conducir de este chofer, hasta que finalice todo el proceso de recepción del combustible, le entregan un casco de seguridad a este conductor y le permiten su ingreso personal con el camión-cisterna de combustible hasta el Almacén Central.
Pero, si al hacer la verificación de la documentación, el personal de seguridad Patrimonial de Vigilancia Principal 1, constata que la documentación esta incompleta, entonces, no permite el ingreso del chofer con su camión-cisterna, e informa a Almacén General y a sus superiores, sobre este hecho, para que se decida el curso a seguir.

5.3 continuación, el chofer conduce el vehículo hasta el patio de la plataforma de la centrífuga, estaciona allí al mismo, y se dirige al Almacén Central, donde presenta toda la documentación referente al trámite de recepción del combustible (Guía Remisión M.A.AL.S.A. y Ticket de Balanza de M.A.C.S.A-Trujillo); y, entonces, el jefe de Recepción de Almacén Central indica, al Recepcionista de combustibles, el Tanque donde efectuará la descarga del combustible, el mismo que puede ser, en acuerdo a las circunstancias, cualquiera de los siguientes:

I. En el Tanque de Recepción de Petróleo de la sala de Centrifugado.

II. En uno de los Tanques de Gasolina de 84 octanos o en el tanque de kerosene del grifo surtidor de combustibles de Almacén Central.

III. En el Tanque de Recepción de Petróleo de Sala de Caldero, de San Benito.

IV. En el Tanque de Recepción de Petróleo para la Sala de Comprensoras de los Niveles de San Benito.

Cuando la descarga de combustible, se realiza en los tanques de los incisos I y II, el combustible sigue permaneciendo bajo la administración de Almacén Central, y desde ellos se realizan los despachos posteriores; pero cuando las descarga del combustible se realiza en los Tanques de los Incisos III y IV, entonces el despacho se efectúa inmediatamente por la totalidad de la cantidad llenada al Tanque, con la elaboración del respectivo Vale de Salida de Combustible.


I.- Recepción de Petróleo en el Tanque de Recepción de Petróleo de Sala
De Centrifugado
(El caso del inciso I, del ítem 5.3)
5.4 Encontrándose ya el camión-cisterna de combustible en al Garita de Vigilancia Principal 1, el Jefe de Recepción de Almacén Central, el chofer y el Recepcionista de combustibles con sus instrumentos de medición de temperatura, densidad y flexo metro, se trasladan desde le Almacén Central al Patio de La sala de Centrifugado y Recepción, en donde el Jefe de Recepción de Almacén Central verifícale perfecto estado de los precintos de seguridad, aplicados a la tapa manhole y a la válvula de descarga, que se especifican en al Guía de Remisión M.A.A.L.S.A.-Trujillo; y hecho lo cual, el Jefe de Recepción de Almacén C. Retorna al Almacén Central a sus labores habituales.
5.5 Seguidamente el Recepcionista de combustibles guarda sus instrumentos en la caseta de la Sala de Centrifugado, y luego con el chofer y el camión-cisterna se trasladan a la Balanza electrónica para el pesado en bruto del camión cisterna, y en donde antes de efectuarse esta operación, el Recepcionista de Combustibles llena la primera parte: Antes de Pesado del Reporte control de recepción de Plataformas y Cisternas, en el que consigna la relación de objetos adicionales mantenidos en el camión-cisterna en este primer pesado(para que después, cuando se efectúe el pesado final para el destare, se constate la existencia de estos mismos objetos, a fin de que el peso neto calculado, sea el verdadero); y una vez hecho esto, se efectúa el pesado y, luego, el chofer con el vehículo y el Recepcionista de combustibles retornan a la rampa de recepción de combustible (Petróleo)del patio de la Sala de Centrífuga y Recepción.
5.6 A continuación el Recepcionista de combustible, recoge sus instrumentos de medición y sube a la parte superior del camión-cisterna, donde retira los precintos de la tapa manhole, abre a ésta y procede ha verificar la existencia de agua en el combustible transportado en el cisterna, utilizando par esto un tubo de aluminio de aproximadamente 3.0 metros de longitud, a uno de cuyos extremos embadurna una crema detector de agua de tonalidad ámbar (que cambia a tonalidad rojiza si hay presencia de agua en el combustible).
5.7 Una vez verificada la presencia de agua en el combustible, el recepcionista de combustibles, emplea sus instrumentos de medición para tomar los siguientes datos:

Temperatura en ºF,
Densidad en º API,
Altura del nivel del combustible en el tanque, y compara la altura medida con los datos de altura de la tarjeta de cubicación (Registro de cubicación) y los consigna en el reporte de Reclamo de Materiales y en el formato Guía de Remisión de M.A.A.L.S.A.-Trujillo o (Lima), de acuerdo a su procedencia.

5.8 A continuación, el Recepcionista de combustible abre la válvula de descarga del camión-cisterna, vierte el volumen aproximado de 1.0 litro de petróleo en una bolsa plástica transparente, que será usada como muestra para la determinación del peso específico del combustible transportado en el camión-cisterna, mediante instrumentos de precisión del Laboratorio Químico de San Benito. Luego sella, con un alambre especial enumerado con cabeza de plomo, la bolsa que contiene la muestra y la almacena, temporalmente en la caseta de la Sala de centrifugado (en donde también se almacena la manguera de alimentación del tanque de Recepción de Petróleo de la Sala de Centrifugado), hasta que se efectúe el pesado final del camión-cisterna, después de lo cual llevará esta muestra al Laboratorio Químico.

5.9 Seguidamente, el Recepcionista de combustibles procede a la descarga del petróleo del camión-cisterna en el Tanque Receptor de Petróleo de la sala de centrifugado, para lo cual verifica, anticipadamente, la capacidad libre de Recepción de este Tanque; y hecho lo cual, conecta, primeramente, la línea de tierra; luego, acopla la manguera de alimentación del tanque de recepción de petróleo de la sala de centrifugado a la válvula de descarga de petróleo del camión-cisterna, y para obtener mayor seguridad, se refuerza el embonamiento con alambres de fierro; y, echo lo cual, abre una de las válvulas de admisión de la Caseta de Recepción de la Sala de Centrifugado (la de cuatro o de cinco pulgadas de diámetro, en acuerdo al diámetro de la válvula de descarga del camión-cisterna e n operación) y, seguidamente, abre la gradualmente, la válvula de descarga del camión-cisterna, para que se cargue la tubería de conexión al tanque de Recepción de Petróleo de Sala de Centrifugado, con la menor turbulencia y presión posibles, y hacho esto, se traslada al tanque de Recepción de Petróleo de la Sala de Centrifugado, para allí abrir la válvula de Control de Admisión Primaria, y luego espera que se complete la carga de petróleo en al tubería y se produzca el desfogue de aire contenido en ésta /a través de la válvula de desfogue, que está anexada al contómetro Electrónico que esta ubicado entre la válvula entre la válvula de Admisión Primaria y la Válvula de Admisión Secundaria) en una operación que toma entre tres a cinco minutos y, a continuación, indica al chofer que abra en su totalidad de la válvula de descarga del camión-cisterna; y él, a su vez, abre, gradualmente, la válvula de admisión Secundaria de este Tanque, hasta que la velocidad del flujo alcance un nivel de 100 galones / minuto, que registra el contómetro Electrónico, para cargar este tanque de Recepción en una operación que dura entre 30 a 35 minutos, según el tamaño del camión-cisterna de abastecimiento.

5.10 Cuando finaliza el flujo de Petróleo, el contómetro se detiene automáticamente, y el Recepcionista de Combustibles solicita al Jefe de Recepción de Almacén Central que verifique la descarga completa del combustible, y luego el Recepcionista de Combustibles desembona la manguera de admisión y coloca un balde de plástico a la salida de la válvula de descarga del camión-cisterna, e indica al chofer que desarrolle maniobras con el vehículo, para escurrir el petróleo residual del Tanque, el que llega a acumular un aproximado de cuatro a cinco galones de combustible, que vierte en la manguera de admisión del Tanque de Recepción de la sala de Centrifugado y, luego, guarda esta manguera en la caseta del patio de la sala de centrifugado.

5.11 A continuación, el Recepcionista de Combustibles cierra la Tapa Manhole y la Válvula de descarga del camión-cisterna, y les coloca los precintos respectivos para su retorno a la ciudad de Trujillo, bajo la supervisión del Jefe de Recepción de Almacén Central, trasladándose nuevamente a la Balanza Electrónica, para el pesado final del camión-cisterna; en donde antes de efectuarse esta operación, el Recepcionista llena la segunda parte : Después del Pesado del reporte Control de Recepción de Plataformas y Cisternas, en el que consigna los objetos adicionales mantenidos en el camión-cisterna durante su pesado final (sin combustible), para luego, verificar en el almacén su concordancia con los objetos adicionales mantenidos en el camión-cisterna durante su pesado en bruto(tal como se describe en el Ítem 5.5); y, una vez realizado el pesado, el recepcionista de combustibles, recaba de Balanza Electrónica, el original y una copia del ticket de Balanza, pues la otra copia de éste se queda para los archivos del balancero; y acto seguido, el chofer con el vehículo y el Recepcionista de combustibles retornan a la rampa de Recepción de Recepción de combustibles del patio de la sala de centrifugado y recepción, donde el chofer se dirige a la Oficina de Almacén Central, a esperar la finalización de su tramite; mientras que el recepcionista de combustibles, se lleva la muestra de combustibles; guardada en la Caseta del patio de la sala de Centrifugado y Recepción, al Laboratorio Químico, para determinar su correspondiente peso especifico.
Ingresando antes a la sala de Centrifugado para cerrar las válvulas de admisión secundaria y primaria.

5.12 Una vez ya, en el Laboratorio Químico, el recepcionista de combustibles, pesa un frasco volumétrico de un litro de capacidad (fiola) vacío, en una balanza electrónica de alta precisión, y, luego, vierte un litro de la muestra de petróleo de la bolsa plástica en este mismo frasco, para volver a pesar el pesado conjunto del frasco con su contenido, recabando estos datos en el Reporte de Petróleo en el mismo que efectúa el cálculo del peso especifico del combustible recepcionado y, luego, vacía el combustible contenido en el frasco a la bolsa plástica usada, a la cual vuelve a sellar con alambre y, acto seguido, con la bolsa conteniendo la muestra y el reporte llenado se presenta ante el Jefe del Laboratorio Químico, para solicitar el visado de dicho reporte y, conseguido lo cual, el recepcionista de combustibles retorna con la muestra y el reporte al Almacén Central.
5.13 Seguidamente, en el Almacén Central, el Recepcionista de Combustibles, con la información del Reporte de Petróleo y del Ticket de Balanza M.A.A.L.S.A.-SAN BENITO calcula el volumen de combustible, y registra este dato en el Informe de Recepción de Combustibles, en el mismo que incluye también el valor registrado por el contómetro de la válvula de admisión del tanque de recepción de petróleo de la sala de centrifugado.
Se enfatiza, que los volúmenes determinados por estos dos tipos de medición, no coinciden, siendo mayor el volumen registrado por el contómetro, debido al factor de turbulencia generado durante el flujo del combustible por las tuberías de admisión del tanque de Recepción de Petróleo de la Sala de centrifugado; por lo que, se asume como valor real el volumen determinado por las mediciones efectuadas en el Laboratorio Químico, este valor final será, luego, también, empleado en la elaboración del Reporte Reclamo de Materiales, donde se especifica la cantidad faltante de combustible a lo indicado en la Guía de Remisión MAC S.A.-Trujillo (Lima).
5.14 A continuación, el Recepcionista de Combustibles especifica la Recepción de combustible en la misma Guía de Remisión MAC S.A.-Trujillo (Lima), anotando las observaciones del caso, así como la relación de los precintos con los que retorna a la ciudad de Trujillo o Lima, de acuerdo a su lugar de procedencia, más las fechas de llegada y salida de San Benito. Y complemento a todo esto elabora, también, el correspondiente reporte Reclamo de Materiales.
5.15 Seguidamente, el recepcionista de combustibles, efectúa la revisión completa de todos los documentos utilizados en la recepción, los cuales son Guía de Remisión MAC S.A.-Trujillo (Lima), Ticket de Balanza MAC S.A.-Trujillo (Lima), Ticket de Balanza MAC S.A.-San Benito y Reclamo de Materiales; y a todos ellos (originales y copias) les aplica el sello de Recepción de Almacén Central , este ultimo por duplicado, para registrar en ellos la información de losTickets de Balanza de la Balanza Electrónica de M.A.A.L.S.A.-San Benito, en sus siguientes recaudos:

Peso Bruto (en Kgs.),
Peso Tara (en Kgs.),
Peso Neto (en Kgs.),
Son:(para consignar la cantidad de peso Neto en letras)

5.16 A continuación, el Recepcionista de Combustibles, procede al desglose de todos los formularios de expediente, para compaginarlos en los tres juegos de documentos siguientes:

a) Un Primer juego de documentos, para conformar el Voucher que se Remitirá a Contabilidad General (La tercera copia de la Guía de Remisión MAC S.A. Trujillo denominada: Almacén Retorno adjunto al IRMA).
b) Un Segundo juego de Documentos, que se archivarán en Almacén Central (el original de la Guía de Remisión MAC S.A. Trujillo denominada: Destinatario el original de Ticket de Balanza MAC S.A. Trujillo denominado: Adjunta a Guía de Remisión MAC S.A. Trujillo y el Original de Ticket de Balanza MAC S.A. San Benito denominado: Adjunta a Guía de Remisión MAC S.A.- Trujillo).
c) Un Tercer juego de Documentos, que se entregarán al transportista, para que éste, a su vez, los alcance a los interesados correspondientes (la segunda copia de la Guía de Remisión MAC S.A. Trujillo denominada: Transportista Retorno adjunto a la Factura, la Primera copia del Ticket de Balanza MAC S.A. Trujillo denominada: A adjuntar a la Factura, la Primera copia del Ticket de Balanza MAC S.A. San Benito denominada: A adjuntar a la factura y la Primera copia de Reclamo de Materiales denominada: Transportista).
Estos juegos de documentos los presenta, seguidamente, al jefe de Almacén Central, para su verificación analítica y visación correspondiente.

5.17 El Jefe de Almacén Central, visa los tres juegos de documentos y los devuelve al Recepcionista de Combustibles, para que entregue al transportista el 3er. Juego de documentos y pueda retirarse, al Digitador del Sistema Logix o Procesador el 2do. Juego de documentos y al Despachador Principal el 1er. Juego de documentos; siendo entonces, la estructura de distribución final de los documentos utilizados, la siguiente:

a) Guía de Remisión de MAC S.A. Trujillo:

Original a: Destinatario (Para archivo de Almacén Central)(2º Juego)

1ª Copia: SUNAT (Para archivo temporal en Almacén Central y posterior envío a Lima)

2ª Copia: Transportista retorno adjunto a Factura. (3er juego)

3ª Copia: Almacén retorno adjunto al IRMA (para conformar el voucher que se remite a Contabilidad General).
(1er juego).

b) Ticket de Balanza MAC S.A.Trujillo:

Original a: Adjunta a Guía de Remisión MAC S.A. - Trujillo (original), para su archivo en Almacén Central (2º Juego)

1ª Copia: A adjuntar a la Factura, se lleva el Transportista. (3er. Juego)

2ª Copia: Se queda en Balanza Electrónica MAC S.A. Trujillo, para su archivo

c) Ticket de Balanza MAC S.A. San Benito:

Original a: Adjunta a la Guía de Remisión MAC S.A. Trujillo
(Original), para su archivo en Almacén Central. (2º Juego)

1ª Copia: A adjuntar a la Factura, se lleva el transportista. (3er juego)

2ª Copia: Se queda a en balanza Electrónica - MAC S.A. San Benito, para su archivo.

d) Reclamo de Materiales:

Original a: Gerencia de Logística.

1ª Copia: Transportista. (3er. Juego).

2ª Copia: Almacén Central (Voucher de Reclamos de Almacén Central).

3ª Copia: Contabilidad Lima. (A Voucher que se remite periódicamente a Lima)

e) Control de Recepción de Plataformas y Cisternas
(Antes de pesar y Después de Pesar):

Original a: Almacén Central (Archivo Especial de Control).

f) Reporte de Petróleo (de Laboratorio):

Original a: Almacén Central (Archivo Especial de Control)

g) Informe de Recepción de Combustible:

- Original a: Almacén Central (Archivo Especial de Control)


h) Acta de Rotura de Precintos de Camiones-Cisternas destinados a otros Niveles o Unidades:

Original a: Almacén Central (Archivo Especial de Control).


5.18 A continuación, el Digitador del Sistema Logix o Procesador efectúa el ingreso del combustible Recepcionado al Stock del Almacén Central (Con Nomenclatura Almacén 150 ); par a lo cual, primeramente, verifica que la Guía de Remisión MAC S.A. Trujillo consigne el respectivo sello y firma del Jefe de Almacén Central y, seguidamente activa la ventana de Ingresos del Sistema Logix, visualizando en la pantalla de la microcomputadora, visualizando a la vez el número correlativo de Registro al sistema; el mismo que aplica, con un numerador Automático, al original de la Guía de Remisión MAC S.A. Trujillo y luego, procede a llenar los datos de la Guía MAC S.A. Trujillo a la ficha de Ingreso al sistema Logix, y al final aplicar el comando de Ingreso Grabado (F2), y el Sistema actualiza el ingreso del combustible a Stock en el Almacén 150 y, entonces, el Sistema Logix emite, por impresora, el reporte: Informe de Recepción de Materiales al Almacén (Reporte IRMA), en original y otras tres copias (Contabilidad Lima - Almacén Central Control de Inventarios y Logística Seguimiento), mostrando en su encabezado, la Fecha de Recepción y el mismo Número correlativo que se aplico a la Guía de Remisión MAC S.A. Trujillo. Posteriormente, el digitador del Sistema Logix entrega al Ingresador de Materiales el comprobante de ingreso de Materiales (IRMA) ingresado al sistema Logix, al cual le adjunta le adjunta la Guía de Remisión correspondiente.

5.19 A continuación, el ingresador de Materiales, verifica la concordancia de la información consignada en el reporte Movimiento de Materiales por fechas (Ingresos y Salidas); con respecto al Reporte IRMA y su correspondiente Guía de Remisión

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